Bir toplantı yeri bulun. (Bu adım yalnızca fiziksel olarak bir araya gelen kulüpler içindir) Toplantı yeri şu özelliklere sahip olmalıdır: Nispeten sessiz ve gözden uzak bir yerde olmalıdır Beklediğiniz sayıda katılımcının rahatça oturabileceği kapasitede olmalıdır. "Sahne" olarak kullanılabilecek ayrı bir kısmı bulunmalıdır. Daha çok insanın katılacağı kesin değilse ilk başta 15 kişilik bir yer yeterlidir. Geri kalan her şey olumlu bir ek olacaktır: Bilgisayara bağlanabilen bir TV (ve daha iyisi) bir projeksiyon cihazı. "Tiyatro"/"toplantı salonu", "sınıf" ya da "U biçiminde" ayarlanmış (veya mekân sahiplerinin ayarlanmasına izin verdiği) bir ortam. Tiyatro Sınıf U Biçimi "Konferans,", "ziyafet" ve "içi boş kare" tarzı ortamlardan kaçınmaya çalışın: Konferans Ziyafet İçi Boş Kare Seyircilerin iki ya da daha fazla tamamen farklı alana dengesiz biçimde dağıldığı ortamlardan ya da seyirciyle konuşmacı arasında engel olan ortamlardan kaçının: Farklı Seyirci Dağılımları Engeller İmkân dahilindeyse girişi konuşma alanından olabildiğince uzak yapın ki toplantı sırasında biri odaya girer ya da çıkarsa dikkat dağıtmasın. Kapı arkada Kapı önde Bir yer ararken toplantıların 2 saat civarında olacağını aklınızdan çıkarmayın (güvende olmak için). Bazı toplantı yeri fikirleri: Okullardaki, üniversitelerdeki, kütüphanelerdeki ya da kamuya açık diğer binalardaki odalar. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş olup herhangi bir ücret almadığımız ve toplantılarımız eğitim amaçlı olduğu için, bu kurumlar toplantı için ücretsiz olarak yer verebilir. Bu genellikle herkesin kazandığı bir senaryodur: Kulüp, toplanabileceği bir salonu ücretsiz olarak elde eder, okul ya da üniversite de öğrencilerine sıfır çaba ve maliyetle sunabileceği (üstelik de çok revaçta olan) bir etkinlik elde etmiş olur. Eğer bir kamu ya da hükûmet kuruluşuyla, kâr amacı gütmediğimizi kanıtlamak ve oda bulmanıza yardımcı olmak için yazışmamızı isterseniz bunu yapabiliriz. Lütfen info@agoraspeakers.org adresine bunun için bir mesaj gönderin. Kurum ve kuruluşların detaylarını (tam adresini) ve yazmamızı istediğiniz kişinin adını, e-posta adresini ve pozisyonunu vermeyi unutmayın. Unutmayın ki resmi destek mektuplarını yalnızca İngilizce ve İspanyolca yazabiliyoruz. Eğer toplantı zamanını uygun bir güne denk getirirseniz birçok restoran veya bar, katılımcıların bir şeyler yiyip içmesi karşılığında ücretsiz olarak size, gün içinde zaten boş olan bir odayı tahsis edebilir. Bu durumda iki taraf da kazanır. Onlar müşteri bulur, siz de bedavaya özel bir oda tutarsınız. İlgilenenlerden bazıları, size kendi tesislerinde toplantı yeri ayarlayabilecek şirketlerde çalışıyor olabilir. Eğer üye sayısı azsa birinin evinde bile buluşabilirsiniz. Hiçbiri işe yaramazsa iki saatliğine bir oda kiralayıp masrafını katılanlar arasında bölüştürün. Bazı şehirlerde insanların kaldığı süre boyunca para ödedikleri, ücretsiz çay vb. servisi olan rahat "anti kafe"ler bulunuyor. Başka hiçbir çıkar yol kalmadıysa ve hava durumu müsaitse bir parkta da buluşabilirsiniz. Bu açık hava buluşmaları, bazen hoş bir toplantı yeri olan kulüpler tarafından da yapılır çünkü insanları alıştıkları konfor alanının dışına çıkarır ve toplantıyı ilginç bulan birçok insan daha sonra üye olabilir. Madrid'deki Parlanchines kulübünün Retiro parktaki bir açık hava toplantısı. Unutmayın ki yalnız değilsiniz ve bir ürün ya da hizmet satmıyor, "müşterilerle" uğraşmıyorsunuz. Onun yerine, insanlara yaşamlarında faydalı olacak bir ortam yaratıyorsunuz. Toplantı yeri arayışına, ilgili herkesi dâhil edin. Aklınıza bile gelmeyen fikir ve önerilerle karşılaşabilirsiniz. İlk toplantı için açılış maliyetini olabildiğince düşük tutmaya çalışın.